¿Qué hacer en caso de resultar seleccionado para auditoría?
Nuestra alumna María Sanchez García nos lo explica en el siguiente artículo.
Cuando llega el correo de PMI “Your application has been selected for PMI’s audit process?” lo primero que se te pasa por la cabeza es “No, ¿porqué a mí?”, se supone que sólo un pequeño porcentaje de aplicaciones son seleccionadas para pasar el proceso de auditoría. ¿Porqué la mía?
Según PMI, las auditorías son completamente arbitrarias, aunque sí es cierto que si detectan algo “raro” en tu solicitud, la pueden marcar para examinarla más de cerca. Eso es lo que me comentaron en la asistencia telefónica de PMI (Hay un número de teléfono gratuito donde atienden en Español para cualquier duda, 00-800-7464-8490).
En mi caso concreto, aunque son puras conjeturas, creo que puede ser porque rellené el número de horas y experiencia justito para cumplir con los requisitos (Justo 36 meses, y poco más de 4500 horas). Realmente poseía más experiencia, pero para acreditar más experiencia ya debía remontarme a la época en la que trabajaba en Madrid o en Reino Unido, y no quería tener que depender de mis ex-jefes de fuera, lo cual iba a resultar más tedioso en caso de auditoría.
Además, en la experiencia más antigua que declaré me confundí con el mes de inicio, con lo que me salía un cómputo total de 35 meses (Los meses de experiencia que se superponen sólo se cuentan una vez), y cuando me percaté del error lo corregí. Se dice que la página de PMI tiene un sistema que detecta los cambios hechos en el formulario, son sólo teorías…
Funcione como funcione la selección para auditoría, mi conclusión es que no vale la pena preguntarse porqué a uno lo han elegido, porque esa pregunta siempre va a quedar sin respuesta, y de todos modos da igual, ¡Vas a ser auditado igualmente! Ahora toca ponerse manos a la obra para enviar la documentación requerida a PMI.
Cuando empiezas a reunir la documentación necesaria para demostrar la experiencia, no sé porqué pero te da por pensar de todo, que si no les va a valer la experiencia que pongo, que si se me va a olvidar entregar algo… incluso, aunque sabía que todo lo que había puesto en mi aplicación era verdadero y verificable, me dió por pensar que PMI por algún motivo iba a considerar que había incurrido en fraude (Lo peor que puede pasar, ya que en tal caso PMI prohíbe sacarse la certificacíón de por vida), en fin, son unos días bastante estresantes.
Al intentar encontrar información en la red sobre personas que habían tenido que seguir este procedimiento, la verdad es que no hay demasiados casos publicados, y los que hay lo único que hacen es aumentar la confusión, ya que como he dicho anteriormente, PMI es bastante hermético en cuanto al proceso de auditoría, cómo aprueban o rechazan las solicitudes, etc.
Pero las buenas noticias son… que realmente parece que superar el proceso de auditoría no es tan duro, una vez que envías lo que solicitan, en unos días lo revisan y si ven que está todo completo, te envían el ansiado correo “You have successfully completed PMI’s audit process?”. No me solicitaron información extra, ni contactaron con mis jefes. Por lo que he investigado parece ser que en la gran mayoría de los casos funciona así.
Así que todo acabó bien, me dió tiempo a presentarme al examen en la fecha que había solicitado, ¡Y aprobé a la primera!
Después de contar mi historia, creo que será útil dar unas notas sobre cómo realizar la solicitud y cómo presentar la documentación en caso de auditoría (Aunque realmente todo está bastante bien detallado en la página de PMI, y su departamento de atención al cliente siempre está dispuesto a ayudar)
A la hora de rellenar la solicitud a examen:
- Rellenarla en Inglés, PMI rechaza las aplicaciones en otro idioma
- Antes de rellenar la información de experiencia directamente en la web de PMI, rellenarla primero en alguna de las múltiples plantillas que se encuentran en Internet para tal efecto. Así se puede rellenar el formulario en la web con la seguridad de que se cumplen los requisitos de horas/meses y que no habrá necesidad de realizar cambios, en caso de que la teoría del sistema de control de cambios de la página resulte ser cierta.
- Rellenar el formulario con hechos que sean absolutamente ciertos y verificables. Antes de presentar la solicitud recomiendo mostrar la información que se pretende justificar a los superiores directos en esos proyectos, y asegurarse de que ellos están localizables y dispuestos a firmar y respaldar esa información en caso de auditoría.
- Sólo se puede acreditar experiencia en tareas de gestión. Por ejemplo, si además de gestión de proyectos también se han realizado tareas de desarrollo de software, la experiencia en desarrollo no es válida.
- En la medida de lo posible, acreditar experiencia en proyectos cuyos jefes estén a mano, en tu isla, ciudad, etc. Ya que si eres auditado y requieres de la firma de superiores que no están localizables o se encuentran muy lejos, eso va a retrasar bastante el proceso, ya que debes enviarles por correo ordinario los formularios para que los firmen, y luego tienen que volver a enviártelos a tí (Las firmas escaneadas no son válidas). Aunque PMI da un período de 90 días para presentar la documentación, créeme, cuanto más pronto soluciones lo de la auditoría, mejor.
- En el caso en que no sea posible localizar a algún superior, es posible poner como referencia a algún compañero en ese proyecto que esté dispuesto a validar esa experiencia. Siempre comunicárselo y pedirle permiso con antelación para evitar disgustos más adelante.
- Si parte de tu experiencia es como freelance, se puede poner a un cliente como referencia. Eso hice yo y no tuve ningún problema.
Todo lo anterior en cuanto a la solicitud para presentarse al examen. Lo más probable es que esto sea todo, que en un par de días te llegue un correo confirmando la aprobación de la solicitud seguido de un correo con la confirmación de la fecha de examen.
Si eres uno de los desafortunados, lo que llegará junto con el correo de aprobación de la solicitud será un correo indicando que tu aplicación ha sido seleccionada para auditoría.
En los enlaces del correo indica todo lo que hay que enviar, que en principio debería ser lo siguiente:
- Fotocopia del título (No es necesario que esté compulsada)
- Fotocopia de certificado de asistencia al curso de preparación de 35 horas. (No es necesario que esté compulsada)
- Hay que entrar dentro de la zona de usuario de PMI y descargar los “audit forms” que PMI tendrá pre-rellenos en tu “audit package” con las horas de experiencia en cada uno de los proyectos, con un apartado para que la persona que hayas puesto como referencia la firme. Estos documentos sí que han de contar con la firma original, con lo que no son válidas las fotocopias o documentos escaneados. Cada proyecto ha de ir en un sobre separado cerrado, aunque si hay más de un proyecto que esté firmado por una misma persona, estos sí se podrán introducir en el mismo sobre.
- Es muy importante que la persona firmante, además de los formularios, también firme el sobre cerrado por la parte en la que se cierra. Yo, para añadir un nivel extra de veracidad, les pedí a mis jefes que sellaran tanto los papeles como el sobre con el sello de la empresa, aunque esto último no es obligatorio.
Todos estos documentos hay que introducirlos a su vez en un único sobre y enviarlos a la dirección de la sede central de PMI en Estados Unidos (http://www.pmi.org/about/contact/americas). PMI hace énfasis en que toda la documentación ha de ser enviada de una vez en un solo sobre, en caso contrario considerarán la documentación incompleta y no aprobarán la auditoría.
Personalmente recomiendo realizar el envío a través de un servicio privado de mensajería, con SEUR cuesta unos 40 euros y garantizan la entrega en 2-3 días laborales. Yo hice el envío un Jueves por la tarde, y el Lunes al mediodía mi sobre ya se encontraba en las oficinas de PMI.
Por el contrario, Correos no puede garantizar el servicio urgente a EEUU una vez que el sobre está en tierras americanas.
Asimismo, desde PMI me recomendaron no enviar el sobre por correo certificado, ya que si nadie se encuentra en recepción tendrían que llevar el sobre de nuevo a la oficina de correos, y no aseguran cuándo irían a recogerlo. Sin embargo, con un envío sin certificar, si no hay nadie en la recepción, no hay problema, hay un buzón de entrega de correo allí mismo.
Una vez enviada la documentación, sólo toca tener paciencia y esperar, en mi caso desde que el sobre llegó a PMI tardaron 3 días en darme la ansiada respuesta de que había superado la auditoría con éxito. Aunque pueden tardar hasta un par de semanas.
Creo interesante destacar que aunque no hayas sido seleccionado para auditoría antes de realizar el examen, PMI se reserva el derecho a realizar auditorías en CUALQUIER MOMENTO (Aunque esto sí que es muy raro), por lo que siempre es conveniente tener la documentación y los contactos a mano por si acaso.
Espero que esta información sea útil para cualquier persona que tenga que pasar por este proceso. Quiero hacer énfasis en que no es tan terrible ni tan complejo como parece en un principio, simplemente es una formalidad extra por la que pasar para poder conseguir nuestra deseada certificación.