El Jefe de Proyectos Ágil

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METODOLOGÍAS PREDICTIVAS

Tradicionalmente, las funciones del director de proyecto han sido:

  • Elaborar el plan de proyecto necesario para definir cómo el proyecto se ejecuta, se monitoriza, se controla y se cierra.
  • Supervisar el avance de los trabajos a fin de cumplir con los objetivos (alcance, tiempo, coste) establecidos en el plan de proyecto.
  • Evaluar el desempeño real del proyecto en relación al desempeño planificado con objeto de identificar desviaciones que impliquen la necesidad de aplicar medidas correctoras.
  • Proporcionar informes precisos y oportunos sobre el desempeño del proyecto (avance de los entregables, plazos, etc.) al equipo directivo.
  • Mantener actualizado el sistema de información de gestión de proyectos (herramienta de gestión de proyectos, gestión de la configuración, gestor documental, etc.).
  • Asegurar que el proyecto se ejecuta conforme a la metodología identificada por la Oficina de Gestión de Proyectos.
  • Gestionar las expectativas de los interesados para aumentar la probabilidad de aceptación del proyecto, negociando y ejerciendo influencia sobre sus deseos para alcanzar y mantener los objetivos del proyecto.
  • Revisar los entregables del proyecto con el cliente para asegurar que el producto se ha completado satisfactoriamente antes de obtener la aceptación del cliente.
  • Asegurar que todos los cambios a la línea base del alcance se procesen a través del proceso de realizar el control integrado de cambios.
  • Identificar los riesgos e implementar planes de respuesta adecuados.
  • Antes de finalizar el proyecto, el director de proyecto se asegurará de que todos los requisitos del proyecto estén completos, así como de transferir todos los activos asociados al proyecto.

En un entorno ágil, como pueda ser Scrum, desaparece el rol del Jefe de Proyecto en beneficio de una nueva estructura de roles: Scrum Master, Product Owner y Equipo de Desarrollo.

METODOLOGÍAS ADAPTATIVAS

Scrum es un marco de trabajo estructurado para dar soporte al desarrollo y el mantenimiento de productos complejos de forma adaptativa, iterativa e incremental.

El equipo Scrum

El equipo Scrum consiste en un Dueño de Producto (Product Owner), el Equipo de Desarrollo (Development Team), y un Scrum Master. Los equipos Scrum son autoorganizados y multifuncionales. Los equipos autoorganizados eligen la mejor forma de llevar a cabo su trabajo, en lugar de ser dirigidos por otros externos al equipo. Los equipos multifuncionales tienen todas las competencias necesarias para llevar a cabo el trabajo sin depender de otros que no son parte del equipo.

Los equipos Scrum entregan productos de forma iterativa e incremental, maximizando las oportunidades para obtener retroalimentación. Las entregas incrementales de producto “Hecho” aseguran que siempre estará disponible una versión potencialmente útil y funcional del producto.

El Dueño de Producto

El Dueño de Producto es el responsable de maximizar el valor del producto y del trabajo del Equipo de Desarrollo. El cómo se lleva esto a cabo puede variar ampliamente entre distintas organizaciones, equipos Scrum e individuos.

El Dueño de Producto es la única persona responsable de gestionar la pila de producto (Product Backlog).  La gestión de la Pila de Producto incluye:

  • Expresar claramente los elementos de la Pila de Producto.
  • Ordenar los elementos en la Pila de Producto para alcanzar los objetivos y misiones de la mejor manera posible.
  • Asegurar el valor del trabajo desempeñado por el Equipo de Desarrollo.
  • Asegurar que la Pila de Producto es visible, transparente y clara para todos, y que muestra aquello en lo que el equipo trabajará a continuación.
  • Asegurar que el Equipo de Desarrollo entiende los elementos de la Pila de Producto a nivel necesario.

Para que el Dueño de Producto pueda hacer bien su trabajo, toda la organización debe respetar sus decisiones. Las decisiones del Dueño de Producto se reflejan en el contenido y en la priorización de la Pila de Producto.

El Equipo de Desarrollo

El Equipo de Desarrollo consiste en los profesionales que desempeñan el trabajo de entregar un incremento de producto “Hecho”, potencialmente utilizable, al final de cada Sprint. Sólo los miembros del Equipo de Desarrollo participan en la creación del incremento.

Los Equipos de Desarrollo se estructuran y reciben poderes por parte de la organización para organizar y gestionar su propio trabajo. La sinergia resultante optimiza la eficiencia y efectividad general del Equipo de Desarrollo. Los Equipos de Desarrollo tienen las siguientes características:

  • Son autoorganizados. Nadie (ni siquiera el Scrum Master) indica al Equipo de Desarrollo cómo convertir elementos de la Pila de Producto en Incrementos de funcionalidad potencialmente entregables.
  • Los Equipos de Desarrollo son multifuncionales, contando como equipo con todas las habilidades necesarias para crear un incremento de producto.
  • Scrum no reconoce títulos para los miembros de un Equipo de Desarrollo, todos son Desarrolladores. Independientemente del trabajo que realice cada persona, no hay excepciones a esta regla.
  • Miembros individuales del Equipo de Desarrollo pueden tener habilidades especializadas o áreas en las que estén más enfocados, pero la responsabilidad recae en el Equipo de Desarrollo como un todo.
  • Los Equipos de Desarrollo no contienen sub-equipos dedicados a dominios concretos como pruebas o análisis de negocio

 

El Scrum Master

El Scrum Master es el responsable de asegurar que Scrum es entendido y llevado a cabo. Los Scrum Masters hacen esto asegurándose de que el equipo Scrum trabaja ajustándose a la teoría, prácticas y reglas de Scrum. El Scrum Master es un líder servil, al servicio del Equipo Scrum.

El Scrum Master ayuda a las personas externas al equipo Scrum a entender qué interacciones con el equipo Scrum pueden ser de ayuda y cuáles no. El Scrum Master ayuda a todos a modificar estas interacciones, para maximizar el valor creado por el equipo Scrum.

El Scrum Master da servicio al Dueño de Producto de varias formas, incluyendo:

  • Comunicar claramente la visión, los objetivos y los elementos de la Pila de Producto al Equipo de Desarrollo.
  • Enseñar al Equipo Scrum a crear elementos de la Pila de Producto claros y concisos.
  • Entender la planificación a largo plazo del producto en un entorno empírico o adaptativo.
  • Entender y practicar la agilidad.
  • Facilitar los eventos de Scrum según se requieren o necesitan: reunión de planificación del sprint, scrum diario, revisión del sprint, retrospectiva del sprint.
  • Encontrar técnicas para gestionar la pila de producto de manera efectiva

 

El Scrum Master da servicio a la Organización de varias formas, incluyendo:

  • Liderar y entrenar a la organización en su adopción de Scrum.
  • Planificar implementaciones de Scrum en la organización.
  • Ayudar a los empleados e interesados a entender y llevar a cabo Scrum y el desarrollo empírico o adaptativo de producto.
  • Causar cambios que incrementen la productividad del Equipo Scrum.
  • Trabajar con otros Scrum Masters para incrementar la efectividad de la aplicación de Scrum en la organización.

 

El Scrum Master da servicio al Equipo de Desarrollo de varias formas, incluyendo:

  • Entrenar al Equipo de Desarrollo en ser autoorganizado y multifuncional.
  • Formar y liderar al Equipo de Desarrollo en la creación de productos de alto valor.
  • Eliminar impedimentos al progreso del Equipo de Desarrollo.
  • Facilitar los eventos de Scrum según se requiera o necesite.
  • Entrenar al Equipo de Desarrollo en el entorno de organizaciones en las que Scrum aún no ha sido adoptado y entendido por completo.

 

DE JEFE DE PROYECTO A SCRUM MASTER

En un proyecto gestionado con metodologías predictivas, la función del Jefe de Proyecto ha de asegurar que el producto que se desarrolla es el que el cliente espera. Para ello, el Jefe de Proyecto ha de intentar gestionar todo lo que concierne al proyecto, esto es, alcance, tiempo, coste, calidad, recursos humanos, riesgos, comunicaciones, adquisiciones e interesados tomando decisiones que permitan alcanzar el resultado esperado.

Al aplicar Scrum a la gestión de un proyecto, aunque desaparece el rol del director de proyectos, no desaparece la responsabilidad que antes recaía sobre él, la cual es transferida al Equipo de Proyecto, al Scrum Master y al Product Owner.

Sin un Jefe de Proyectos que asigne tareas a individuos, serán los propios miembros del equipo, en línea con su definición de equipo auto-organizado, los que asuman la responsabilidad de autoasignarse tareas.

En una situación como esta, dónde la organización comienza a gestionar proyectos ágiles, ¿qué ocurre con el Jefe de Proyectos que hasta ese momento había sido máximo responsable de la ejecución de los proyectos? Pues que el Jefe de Proyectos deberá asumir el rol de Scrum Master, Product Owner o Team Member en base a su experiencia, habilidades, conocimientos o intereses:

  • Aquellas personas que asumieron el rol de Jefe de Proyecto únicamente como una forma de progresar profesionalmente, podrían querer retornar al Equipo de Desarrollo.
  • Aquellas otras, que en su rol de Jefe de Proyectos, han adquirido un conocimiento importante del negocio, probablemente asuman el rol de Dueño de Producto (Product Owner).
  • Aquellos Jefes de Proyecto que superen los hábitos de dirigir al equipo y tomar decisiones por ellos, pueden convertirse en Scrum Master.

 

PREGUNTAS

  • ¿Cómo ha evolucionado el rol del jefe de proyecto tradicional en tu organización?
  • ¿Ha entendido la organización la evolución a “Jefe de Proyecto Ágil”?
  • ¿Consideras que un equipo ágil puede funcionar sin la presencia de un jefe de proyecto?
  • ¿Qué condiciones se deben de darse para que el equipo sea autoorganizado?
Iván Samuel Tejera Santana es Gerente de la empresa ITPROIECTUS. Ingeniero de Telecomunicación certificado PMP®, PSM®, ITIL®, SCJP® y Master Executive in Project Management. Iván cuenta con una dilatada carrera profesional desarrollando y dirigiendo proyectos de consultoría y desarrollo software en empresas de reconocido prestigio tanto a nivel nacional como a nivel internacional.

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